DOXのメールとは
DOXにはWebメール（送信専用）が備わっていますが、一般的なWebメールと異なり、以下のような特色を備えたものになっています。
- 添付ファイルを指定してもメールには添付されず、DOXへアップロードされる
- メールには自動的にURLが記載される。受信者はこのURLを通じてDOXにアップロードされた ファイルへアクセスできる
- アップロードされたファイルは一定時間たつと自動削除される
DOXにファイルをアップロードし、ファイルへのURLを発行し、それをメールで送信するという一連の作業を自動化するものとなっています。
ただし、ワンタイムURLとは異なり、URLへのアクセスに認証を設定することができます。認証方式は以下の4種類から選択可能です。
| 認証方式 | 説明 |
|---|---|
パスワード認証 | このパスワード認証方式は、DOXにアップロードされたファイルにアクセスするために必要なパスワードをユーザが設定する認証方式です アクセス時にはユーザが設定したパスワードの入力が求められます メール送信のたびにユーザが設定する必要がありますが、デフォルトパスワードを予め設定しておくこともできます 設定したパスワードは、ユーザが別途安全な方法で伝える必要があります |
パスワード認証 | このパスワード認証方式は、DOXにアップロードされたファイルにアクセスするために必要なパスワードをランダム生成する認証方式です アクセス時にはランダム生成されたパスワードの入力が求められます 生成されたパスワードの提供方法はメール送信者とメール受信者で異なります。詳細は以下になります メール送信者
メール受信者 「宛先へのパスワードの自動送信」の設定によって異なります
|
| DOX認証 | アクセス時には、DOXのアカウントとパスワードの入力が求められます パスワードを先方へ渡す必要が無く、またアクセスしたユーザの名前がログに残る利点があります |
| 認証なし | アクセス時に認証を求めません ファイル操作におけるワンタイムURLを使った受け渡しと同じです |
この他にも、開封通知の利用やURLの有効期限などを設定することができます。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 開封通知メール | 「通知する」を選択すると、URLがアクセスされるたびに開封通知メールが自動的に送信者（Fromのユーザ）へ送信されます |
| 有効日数 | URLの有効期限を送信されてからの日数で指定します。1日間～7日間、または14日間のいずれかを指定できます 有効日数が過ぎると、そのURLにアクセスしてもファイルをダウンロードすることはできません |
| 開封可能回数 | ここで指定した回数だけ開封されると、有効日数前であってもURLにアクセスできなくなります 1回から最大回数の間で開封可能回数を設定します。最大回数は「管理・照会」の「各種設定」で変更できます |
【参考】
- 有効日数を過ぎるか、開封可能回数を過ぎたURLは無効になり、参照先のファイルはDOX上から自動的に削除されます。
- ディスク容量に余裕がない場合は、有効日数を小さめに設定することをお勧めします。
- いずれもデフォルト値は管理者が設定できます。