DOXのメールとは

DOXのメールとは

DOXにはWebメール（送信専用）が備わっていますが、一般的なWebメールと異なり、以下のような特色を備えたものになっています。

添付ファイルを指定してもメールには添付されず、DOXへアップロードされる
メールには自動的にURLが記載される。受信者はこのURLを通じてDOXにアップロードされたファイルへアクセスできる
アップロードされたファイルは一定時間たつと自動削除される

DOXにファイルをアップロードし、ファイルへのURLを発行し、それをメールで送信するという一連の作業を自動化するものとなっています。
ただし、ワンタイムURLとは異なり、URLへのアクセスに認証を設定することができます。認証方式は以下の4種類から選択可能です。

認証方式	説明
パスワード認証（ユーザ設定）	このパスワード認証方式は、DOXにアップロードされたファイルにアクセスするために必要なパスワードをユーザが設定する認証方式ですアクセス時にはユーザが設定したパスワードの入力が求められますメール送信のたびにユーザが設定する必要がありますが、デフォルトパスワードを予め設定しておくこともできます設定したパスワードは、ユーザが別途安全な方法で伝える必要があります
パスワード認証（ランダム生成）	このパスワード認証方式は、DOXにアップロードされたファイルにアクセスするために必要なパスワードをランダム生成する認証方式ですアクセス時にはランダム生成されたパスワードの入力が求められます生成されたパスワードの提供方法はメール送信者とメール受信者で異なります。詳細は以下になりますメール送信者ランダム生成されたパスワードが記載されたメールが送付されますメール詳細ページでも確認できますメール受信者「宛先へのパスワードの自動送信」の設定によって異なります「宛先へのパスワードの自動送信」を「あり」にした場合ダウンロードURLを通知するメール内にランダム生成されたパスワードが記載されます「宛先へのパスワードの自動送信」を「なし」にした場合ダウンロードURLを通知するメール内には記載されません。メール詳細ページで確認できますランダム生成されたパスワードはメール送信者が別途安全な方法でメール受信者に伝える必要があります
DOX認証	アクセス時には、DOXのアカウントとパスワードの入力が求められますパスワードを先方へ渡す必要が無く、またアクセスしたユーザの名前がログに残る利点があります
メール認証	アクセス時にメールアドレスの入力を求められます。入力したメールアドレス宛にランダムに生成されたメール認証用パスワードが通知されますので、そのパスワードで認証します。また、有効メールのメール詳細ページでメール認証用パスワードを通知した履歴を確認できます【注意】メール認証用パスワードを受け取れるのは、宛先(To,CC,BCC^※1)または送信元(From)に指定されたメールアドレスのみです
認証なし	アクセス時に認証を求めませんファイル操作におけるワンタイムURLを使った受け渡しと同じです

※1: IIJセキュアMXサービスとDOXの連携機能で送られたメールの場合、BCC宛にメール認証用パスワードは送信されません。

この他にも、開封通知の利用やURLの有効期限などを設定することができます。

項目	説明
開封通知メール	「通知する」を選択すると、URLがアクセスされるたびに開封通知メールが自動的に送信者（Fromのユーザ）へ送信されます
有効日数	URLの有効期限を送信されてからの日数で指定します。1日間～7日間、または14日間のいずれかを指定できます有効日数が過ぎると、そのURLにアクセスしてもファイルをダウンロードすることはできません
開封可能回数	ここで指定した回数だけ開封されると、有効日数前であってもURLにアクセスできなくなります 1回から最大回数の間で開封可能回数を設定します。最大回数は「管理・照会」の「各種設定」で変更できます
高度な設定	エンベロープFromに設定されているメールアドレスを変更できます^※1

※1: IIJセキュアMXサービスとDOXの連携機能で送られたメールのエンベロープFromの変更はできません。

【参考】

有効日数を過ぎるか、開封可能回数を過ぎたURLは無効になり、参照先のファイルはDOX上から自動的に削除されます。
ディスク容量に余裕がない場合は、有効日数を小さめに設定することをお勧めします。
いずれもデフォルト値は管理者が設定できます。